Steuern sparen mit digitalem Fahrtenbuch

VIMCAR

Jeder der ein geschäftlich genutztes Fahrzeug besitzt, kennt das: er muss die betrieblich veranlassten Fahrten (so fordert es das Finanzamt) nachweisen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine davon ist das Fahrtenbuch. Neben dem klassischen Fahrtenbuch, welches handschriftlich geführt wird, gibt es auch die Möglichkeit der elektronischen Form. Das letztere möchten wir euch heute vorstellen.

Wer kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, muss mit steuerlichen Nachteilen rechnen. Das Finanzamt wertet private Fahrten mit dem Firmenwagen nämlich zum Nachteil des Steuerzahlers und pauschalisiert diese. Deshalb raten viele Steuerberater zu einem Fahrtenbuch. Neben dem handgeschriebenen Fahrtenbuch sind seit vielen Jahren auch elektronische Fahrtenbücher weit verbreitet. Auf dem Markt gibt es dazu verschiedenste Lösungen und unzählige Anbieter – von preiswert bis teuer. In diesem Artikel erfahrt ihr, auf was ihr beim Kauf achten müsst.

Wir haben uns einen Anbieter mal genauer unter die Lupe genommen und führen seit Juli einen Langzeittest mit dem elektronisch geführten Fahrtenbuch von Vimcar durch. Denn Vimcar hat eine Lösung zusammen mit Steuerberatern entwickelt, die sogar Finanzamt konform sein soll.

Auf der Internetseite des Anbieters könnt ihr zwischen zwei Paketen wählen. Vimcar bietet außerdem eine 100-Tage-Geld-zurück-Garantie. Zur Auswahl stehen monatlich mieten oder einmalig kaufen. Die monatliche Miete beträgt 16,59 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Wer sich für einen Kauf entscheidet, muss für den Fahrtenbuch-Stecker 699 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) zahlen. Der Kauf beinhaltet darüber hinaus eine lebenslange Softwarelizenz. Egal für welches Paket ihr euch entscheidet, in beiden Fällen habt ihr 100 Tage Zeit das ganze ausgiebig und unverbindlich zu testen. Beide Pakete enthalten die SIM-Karte inklusive Datenvolumen und einen telefonischen Support für die Einrichtung und Führung von Fahrtenbüchern sowie Korrespondenz mit eurem Steuerberater.

Paketangebot von Vimcar

Vimcar verspricht dreimal schneller als Papier und Stift zu sein. Und in der Tat, es ist einfacher, geht schneller und macht sogar Spaß. Für mich kam das Führen eines Fahrtenbuches und der damit verbundene Aufwand einer Bestrafung gleich. Deshalb habe ich mich vor zwei Jahren für die 1-%-Methode entschieden. Aber Faulheit wird, wie immer im Leben, auch bestraft: wenn man nicht sehr viele private Fahrten hat, kann die 1-%-Methode ziemlich teuer werden. Also suchte ich nach einer Lösung, die beidem gerecht wird. Einerseits einfach sowie unkompliziert und andererseits sollte es auch steuerlich günstiger werden. In den sozialen Netzwerken wurde ich immer wieder auf den Anbieter Vimcar aufmerksam gemacht. Im Juli dieses Jahres traf ich die Entscheidung, dass System von Vimcar einmal zu testen. Den genauen Test werde ich noch in einem separaten Beitrag vorstellen, aber zunächst möchte ich kurz zusammenfassen, auf was das Finanzamt bei einem Fahrtenbuch besonders hohen Wert legt.

Damit ein Betriebsprüfer ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden.
  • Jede Fahrt, die unternommen wird muss sofort zeitnah eingetragen werden.
  • Es muss manipulationssicher sein, das heißt Uhrzeit, Datum, Stadt, Ziel und zurückgelegte Strecke müssen erkennbar und nicht editierbar sein.
  • Einträge dürfen nicht gelöscht werden können.

Vimcar erstellt das manipulationssichere Fahrtenbuch als PDF

  • Nachträgliche Anpassungen werden in der Änderungshistorie jeder Fahrt transparent gemacht.
  • Die Bearbeitung ist nur innerhalb von 7 Tagen möglich.
  • Keine Änderung von Strecken oder Löschung von Fahrten möglich.
  • Datenexport über frei wählbaren Zeitraum direkt aus der App möglich.

Für die Nutzung des Fahrtenbuchs von Vimcar benötigt ihr eine funktionstüchtige OBD-Schnittstelle in eurem Fahrzeug. Alle Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 sind laut einer EU-Verordnung mit einer OBD-Schnittstelle ausgerüstet. Einige Ausnahmen gibt es bei BMW-Modellen mit Diebstahlwarnanlage ab dem Baujahr 2014 sowie bei reinen Elektrofahrzeugen.

Technisch funktioniert das bei Vimcar so:

Jede unternommene Fahrt wird automatisch und lückenlos über den OBD-Stecker mit integrierter SIM-Karte als unveränderbarer Datensatz im verschlüsselten Datenzentrum von Vimcar hinterlegt. Das Rechenzentrum befindet sich laut Anbieter in Deutschland und es gelten deutsche Datenschutzbestimmungen. Euer elektronisches Fahrtenbuch und der gesamte Datenverkehr sind serverseitig HTTPS- und SSL-verschlüsselt. Die Fahrt wird unmittelbar nach dem Parken an die Fahrtenbuchsoftware über die integrierte SIM-Karte übermittelt. Der Datensatz beinhaltet Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse sowie die gefahrene Distanz einer jeden Fahrt.

funktionsweise-von-vimcar

Diese Datensätze werden durch eure Eintragungen in der Fahrtenbuch-App entsprechend dem Fahranlass angereichert. Einträge können jedoch nicht gelöscht oder in ihrer Reihenfolge verändert werden. Jede Anpassung, die nachträglich in den Detailfeldern einzelner Einträge vorgenommen wird (beispielsweise Fahrtkategorie, Name des Geschäftspartners, Anlass), ist in der Änderungshistorie des Fahrtenbuchs vermerkt und im PDF-Export einsehbar. Der PDF-Export ist unveränderbar.

Wichtig: Es findet kein Tracking statt

obd-stecker-von-vimcarSofern die Nutzung von GPS aktiviert wurde, erfasst der Fahrtenbuchstecker Start und Zieladresse automatisch und fügt diese zu eurer Fahrt hinzu. Die genaue Route wird hierbei jedoch nicht verfolgt. Und: Das Fahrtenbuch wird auch bei deaktivierten GPS vollständig erfasst. Bei Privatfahrten werden darüber hinaus die Adressen komplett ausgeblendet.

Die aktuelle Gesetzeslage rund um die Besteuerung von beruflich genutzten PKWs wurden in den Entwicklungsprozess von Vimcar befolgt und eingebunden. Zukünftige Gesetzesänderungen sollen gemeinsam mit Steuerspezialisten des Anbieters eingearbeitet werden, sodass eurer Fahrtenbuch-System stets auf dem aktuellen Stand ist.

Keine Garantie für die Anerkennung des Fahrtenbuchs beim Finanzamt

Ihr fragt euch jetzt sicher, gibt es eine Garantie für die Anerkennung des Fahrtenbuchs beim Finanzamt. Die Antwort ist leider Nein. Das kann der Anbieter nicht garantieren. Die Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, kann Vimcar für die Anerkennung eures Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen.

Der Anbieter versichert aber, dass ihr mit dem Vimcar-Fahrtenbuchsystem grundsätzlich auf der sicheren Seite seid. Denn es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch nach dem Bundesministerium für Finanzen (BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF-Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099). Außerdem entspricht Vimcar den den Anforderungen und Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit von Datensätzen.

Laut einer beantworteten Supportanfrage des Anbieters, wurde bis heute kein einziges Fahrtenbuch, welches über Vimcar erstellt wurde, beanstandet. Zumindest nicht was die systemseitigen Komponenten betrifft.

Den genauen Testbericht und meine ersten Erfahrungen mit Vimcar liefere ich euch in den kommenden Wochen. Versprochen!

Fotos: © Vimcar

Dieser Beitrag hat 3 Kommentare
  1. Mich schreckt das mit dem OBD-Stecker etwas ab. Weiß ich denn, ob es diesen Anschluss zukünftig noch geben wird? Wenn es bei BMW schon Probleme gibt? Ich beschäftige mich schon etwas länger mit einer digitalen Lösung, da mich das handschriftliche Fahrtenbuch ebenfalls nervt. Bis jetzt habe ich noch keine passende App-Lösung gefunden. Vimcar hab ich noch nicht probiert, weil mich der Preis etwas abschreckt. Deshalb bin ich schon auf Ihr Testergebnis gespannt.

  2. Für mich kostete das händische Schreiben des Fahrtenbuchs auch anfangs große Überwindung. Aber mittlerweile habe ich mich mit viel Disziplin daran gewöhnt. Bin auch schon mal auf Pace gestoßen. Da ist auch eine Fahrtenbuch-Feature mit dabei und es ist deutlich günstiger, als das hier. Wird das von euch auch getestet?

  3. […] Seit 2011 führe ich für mein betrieblich genutzten Pkw ein Fahrtenbuch – und zwar händisch. Jeder, der das schon mal gemacht hat weiß, wie nervig und mühevoll das ist. Den die Finanzbehörden kennen bei einer Betriebsprüfung kein Pardon. Schon kleinste Fehler können zu einer Ablehnung des Fahrtenbuchs führen. Jedes Fahrtenbuch stellt bei einer Prüfung eine Einzelfallentscheidung dar. Irgendwann war mir der Aufwand zu groß und ich habe mich für die viel teurere 1%-Methode entschieden. Im Sommer dieses Jahres wollte ich es dann noch einmal wissen und bestellte mir den Fahrtenbuchstecker von Vimcar. […]

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.