Dauertest Vimcar Fahrtenbuch

Digitales Fahrtenbuch im Dauertest: Vimcar besteht hervoragend

Zum Jahresabschluss gibt es noch einen Test: Seit Ende Juli teste ich das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar und hätte nicht gedacht, dass mich das Gadget so überzeugt.

Seit 2011 führe ich für mein betrieblich genutzten Pkw ein Fahrtenbuch – und zwar händisch. Jeder, der das schon mal gemacht hat weiß, wie nervig und mühevoll das ist. Denn die Finanzbehörden kennen bei einer Betriebsprüfung kein Pardon. Schon kleinste Fehler können zu einer Ablehnung des Fahrtenbuchs führen. Jedes Fahrtenbuch stellt bei einer Prüfung eine Einzelfallentscheidung dar. Irgendwann war mir der Aufwand zu groß und ich habe mich für die viel teurere 1%-Methode entschieden. Im Sommer dieses Jahres wollte ich es dann noch einmal wissen und bestellte mir den Fahrtenbuchstecker von Vimcar.

Die Bestellung war unkompliziert und die Lieferung erfolgte innerhalb eines Werktages. Das Auspacken gestaltete sich dank frustfreier Verpackung sehr einfach. Im Paket befand sich eine kleine Schachtel mit dem OBD-Stecker.

Netter Service: Auf dem Handbuch eine persönliche Grußformel.

In dem 15-Seiten Bedienungshandbuch steht das Wesentliche und Wichtige für eine erfolgreiche Installierung des Fahrtenbuchs im eigenen Fahrzeug. Die integrierte SIM-Karte ist bereits im OBD-Stecker installiert und muss nur noch freigeschalten werden. Dazu ist ein Konto bei Vimcar anzulegen. Die Registrierung kann mithilfe eines Webbrowsers oder mit der Vimcar-APP vorgenommen werden. Die APP steht für iOS und Android zur Verfügung. Die Browservariante kann für Desktop (PC, Notebook) oder auch auf dem Tablet genutzt werden. Im Handbuch befindet sich für die Anmeldung der notwendige Aktivierungscode sowie die IMEI der SIM-Karte.

Ist die Registrierung abgeschlossen, kann es losgehen. Vor dem Einstecken des OBD-Steckers ist darauf zu achten, dass der Motor abgeschalten sein muss. Der OBD-Steckplatz befindet sich auf der Fahrerseite links unterhalb der Lenkradsäule. Am OBD-Steckplatz ist keine Schutzkappe angebracht, sodass der Stecker sofort angesteckt werden kann. Sobald die LED am Stecker abwechselnd orange und rot blinkt, kann es losgehen. Das hat bei mir nicht richtig funktioniert, denn bei mir hat diese nur rot geblinkt. Laut Support-Anfrage ist der Farbwechsel zwischen Rot und Orange bei bestimmten Lichtverhältnissen nicht immer zu erkennen. Jedenfalls hattte es bei mir dann doch funktioniert und die Fahrten wurden ab diesem Zeitpunkt aufgezeichnet.

Einfache Installation des Fahrtenbuch-Steckers am OBD-Steckplatz im Fahrzeuginnenraum

Der Support ist telefonisch von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr zu erreichen. Bei meinem Anruf gab es keine Warteschlange und ich wurde sehr freundlich beraten. Der Support-Mitarbeiter erwies sich als sehr kompetent und konnte meine Fragen sofort beantworten. Auch bei einem zweiten Anruf wenige Monate später wurde mir sehr gut weitergeholfen. Und deshalb gebe ich dem telefonischen Support die hervorragende Note 1 (sehr gut).

Während der gesamten Testzeit von knapp 6 Monaten, kam es nur ein einziges Mal zu einer falschen Straßenzuordnung. Diese habe ich manuell korrigiert. Insgesamt wurden in diesem Zeitraum über 315 Fahrten unternommen.

Die Ausgabe des Fahrtenbuches erfolgt über eine Export-Funktion. Hier kann zwischen einer manipulationssicheren PDF-Version oder einer CSV-Datei ausgewählt werden. Letztere ist hilfreich zum Auswerten der Reisekostenabrechnung. Das Exportieren des fertigen Fahrtenbuchs als manipulationssichere PDF-Datei ist ganz einfach aus dem Menü der App oder Web-Version möglich. Der Zeitraum des Exports kann frei gewählt werden, die Zustellung erfolgt kurz darauf via E-Mail.

Perfektes Ergebnis: Das manipulationssichere Fahrtenbuch-PDF

  • Keine Änderung von Strecken oder Löschung von Fahrten möglich.
  • Nachträgliche Anpassungen werden in der Änderungshistorie jeder Fahrt transparent gemacht.
  • Bearbeitung nur innerhalb von 7 Tagen möglich.
  • Datenexport über frei wählbaren Zeitraum direkt aus der App möglich.

Clever gelöst: Erinnerung per Mail an 7-Tage-Regel

Fahrten müssen innerhalb der ersten 7 Tage kategorisiert werden. Verstreicht dieser Zeitraum, werden sie automatisch als Privatfahrt abgespeichert und können nicht mehr geändert werden. Die Frist von 7 Tagen beruht auf aktueller Rechtsprechung. Vimcar erinnert den Nutzer rechtzeitig vor deren Verstreichung per E-Mail.

Während des Testzeitraumes wurde die App stetig weiterentwickelt und bekam im August eine für mich kaufentscheidende Funktion: nämlich die Kategorisierung von Mischfahrten. Diese ließen sich vorher nur schwer und händisch korrigieren. Seit der Erweiterung um diese Funktion geht das spielend leicht.

Beispielszenario: Dreiecksfahrt

Von der Möglichkeit, einer Fahrt verschiedene Kategorien zuzuordnen, können Sie in vielfältigen Situationen Gebrauch machen. Ein üblicher Fall ist die Verbindung eines Kundentermins mit dem Arbeitsweg: Julius Jux hat am Abend einen Kundentermin und fährt im Anschluss direkt in seine Wohnung. Sein üblicher Arbeitsweg beträgt 10 km, allerdings legt er zwischen seiner Wohnung, seinem Kunden und seiner Tätigkeitsstätte insgesamt 18 km zurück. In diesem Fall lohnt es sich, die sogenannte Mischfahrt anzuwenden. Und das geht so:

  1. Julius fährt von seiner Arbeitsstätte zu seinem Kunden 6 km. Die Fahrt wird im digitalen Fahrtenbuch sichtbar.
  2. Nach dem Termin fährt Julius direkt in seine Wohnung. Auf dieser Strecke legt er 12 km zurück. Auch diese Fahrt wird an die Software übertragen und kann dann in der App oder am Desktop eingesehen werden.
  3. Wenn Julius das nächste Mal seine Fahrten kategorisiert, wird die erste Fahrt wie gewohnt als Betriebsfahrt mit den entsprechenden Details eingetragen.
  4. Für die zweite Fahrt hingegen wählt er den Button “Mischfahrt” aus.
  5. Nun hat er die Möglichkeit, mit Hilfe der animierten Regler einzelnen Teilen der Strecke den entsprechenden Anwendungsfall zuzuweisen. Er kategorisiert 2 km als Betriebsfahrt, die regulären 10 km Arbeitsweg werden dann als solcher kategorisiert. Die Bestätigung erfolgt über “OK”.

Achtung: Es ist ratsam, im Bemerkungsfeld kurz den Grund für den Umweg zu schildern (bspw.: “Heimfahrt nach Kundentermin”). So können Sie Rückfragen durch den Fiskus vorbeugen.

Mischfahrt in Kombination mit Privatfahrten

Im Alltag verläuft nicht immer alles ohne Umwege, ganz besonders bei der Fahrzeugnutzung. Auch Julius Jux muss flexibel bleiben, beispielsweise wenn sein Sohn verschläft und er ihn auf dem Weg zur Arbeit an der Schule absetzen muss. Dabei entsteht zuzüglich zur üblichen Strecke von 10 km ein Umweg von 5 km. Die neue Funktion ermöglicht ihm eine kilometergenaue Unterteilung in “Privatfahrt” und “Arbeitsweg”.

  1. Die beiden getätigten Fahrten (von der Wohnung zur Schule und von der Schule zur Arbeitsstätte) werden an das digitale Fahrtenbuch übertragen. Da Julius dennoch den Arbeitsweg geltend machen möchte, klickt er das Symbol für “Zusammenführen” an. Im Anschluss markiert er die zu verbindenden Fahrten und bestätigt die Verbindung mit einem Klick auf “Zusammenführen”.
  2. Der gesamte Weg mit 15 km wird nun, auch in der Kartenansicht, als eine Fahrt dargestellt. Julius klickt jetzt den Button “Mischfahrt”.
  3. Nun teilt er mit Hilfe der Regler die gefahrenen Kilometer den entsprechenden Anwendungsfällen zu. Die üblichen 10 km werden als Arbeitsweg angerechnet, während 5 km als Privatfahrt kategorisiert werden. Er bestätigt den Vorgang mit “OK” und notiert im Bemerkungsfeld, dass er den Arbeitsweg damit verbunden hat, sein Kind zur Schule zu bringen.

Funktionsumfang wird stetig erweitert

Was mich an Vimcar begeistert ist, dass die App und die Funktionen auf das einfachste begrenzt sind. Im letzten Update kamen die Funktionen für Kostenverwaltung und Navigation hinzu. Mit der neuen Navigationsfunktion hat der Nutzer die Möglichkeit, aus dem Kontaktbuch der Vimcar App einen bereits gespeicherten Geschäftspartner auszuwählen und direkt eine Navigation über Google Maps oder Apple Maps zu starten.

Das sind Features die ich in einer Fahrtenbuch-APP nicht unbedingt benötige oder vermisse. Aber ich kann mir vorstellen, dass es einige Nutzer gibt, die auf solche Funktionen dringen. Nur hoffe ich, dass die Entwickler die intuitive Vimcar-App eben nicht mit hunderten Erweiterungen „zuballern“. Denn damit würde die einfache und schlichte intuitive Nutzung leiden – wenn nicht gar verloren gehen. Der Fokus sollte also grundsätzlich auf die Nutzung des Fahrtenbuches gelegt werden, um die aufgezeichneten Daten noch einfacher und schneller zu Verarbeiten.

Einmal im Monat wird der Nutzer aufgefordert den Kilometerstand zu aktualisieren, da sonst durch Rundungsdifferenzen Lücken entstehen können. Die Aufforderung ist manchmal etwas nervig, weil ich die Fahrten immer zu Hause oder im Büro erfasse und dann aufgefordert werde, wenn ich gerade nicht im Auto sitze – aber das ist ein Luxusproblem.

Mittlerweile empfehlen sogar Institutionen wie DATEV die Nutzung von Vimcar. Darauf ist das kleine Startup aus Berlin besonders stolz.

Unverbindlicher Test mit Geld-zurück-Garantie

Vimcar hat dem Preis für die Mietversion etwas gesenkt. So können Sie schon ab 15,90 Euro (zzgl. MwSt.) die Vorteile eines elektronisch geführten Fahrtenbuchs nutzen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate und die Zahlung erfolgt jährlich. In den ersten 100 Tagen bekommen Sie eine Geld-zurück-Garantie.

Fazit

Wer bisher noch kein Fahrtenbuch führt, sollte sich bis zum Jahreswechsel überlegen, ob vielleicht ein elektronisches Fahrtenbuch für ihn infrage kommt. Denn ein Wechsel zwischen Pauschal-, 1%- und Fahrtenbuch ist immer nur zum 01.01. möglich. Mithilfe des Firmenwagenrechners können Sie Ihre ganz persönliche Steuerersparnis ausrechnen. In den meisten Fällen lohnt sich die Investition in den Fahrtenbuchstecker und amortisiert sich bereits im ersten Jahr der Anschaffung. Mich hat Vimcar jedenfalls überzeugt.

Fotos: Steffen Klaus; Vimcar

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.